Czy Kierownik Projektu powinien brać udział w negocjacjach umowy wdrożeniowej

Dlaczego Kierownik Projektu powinien uczestniczyć w negocjacjach umowy wdrożeniowej?

Możecie mnie zapytać ilu znam kierowników projektu, którzy znali umowy wdrożeniowe, które realizują. I nie mam tu na myśli załączników technicznych. Mniej więcej podobna liczba jest tych, którzy uczestniczyli w jej negocjacjach i rozumieli intencje poszczególnych zapisów.

Kilka przykładów z życia prawnika od wdrożeń ERP.

Kierownik projektu w firmie świadczącej usługi IT nie znał warunków umowy dotyczących praw własności intelektualnej. Zespół korzystał z oprogramowania open source naruszając warunki umowy.

Kierownik projektu nie nadał odpowiedniego priorytetu krytycznym zadaniom. Klient wyegzekwował kar umownych w związku z opóźnieniem, co doprowadziło do znacznych strat finansowych i nadszarpnęło reputację wykonawcy.

Kierownik projektu w firmie zajmującej się tworzeniem oprogramowania nie zapoznał się dokładnie z umową, która wyraźnie ograniczała zakres prac do określonych funkcji. W trakcie projektu klient zażądał dodatkowych funkcji, które zostały dodane przez zespół, co doprowadziło do znacznego przekroczenia budżetu i obciążenia zasobów. Klient odmówił pokrycia dodatkowych kosztów, powołując się na umowę, co spowodowało straty finansowe dla firmy.

Co ciekawego jest w umowie?

Zakres projektu (albo jego brak co jest projektową miną)

Alokacja zasobów: Umowa często określa zasoby (personel, sprzęt, budżet) przydzielone do projektu. Znajomość tych szczegółów pomaga kierownikowi projektu efektywnie planować i zarządzać zasobami.

Oś czasu i kamienie milowe: Kontrakty zawierają terminy i kluczowe kamienie milowe. Znajomość tych dat pozwala kierownikowi projektu odpowiednio zaplanować zadania i zapewnić terminową dostawę.

Zarządzanie ryzykiem: Umowy zawierają klauzule związane z zarządzaniem ryzykiem, w tym karami, zobowiązaniami i nieprzewidzianymi sytuacjami. Zrozumienie tych aspektów umożliwia kierownikowi projektu identyfikację, ocenę i proaktywne ograniczanie ryzyka.

Zapewnienie jakości: Umowy określają standardy jakości i kryteria akceptacji produktów. Znajomość tych szczegółów pomaga kierownikowi projektu upewnić się, że produkt końcowy spełnia oczekiwania klienta i wymagania kontraktowe.

Komunikacja i raportowanie: Umowy często szczegółowo określają wymagania dotyczące raportowania i protokołów komunikacji. Świadomość tych wymagań zapewnia, że kierownik projektu prowadzi odpowiednią dokumentację i komunikację z interesariuszami.

Kwestie prawne i zgodności: Umowy zawierają zobowiązania prawne i wymogi zgodności. Ich zrozumienie gwarantuje, że nie dojdzie do naruszenia nieumyślnie warunków prawnych lub regulacyjnych, co może prowadzić do kar lub zakończenia projektu.

Jeśli projekt jest źle wynegocjowany (głównie co zakresu, budżetu, harmonogramu i praw własności intelektualnej) to bardzo trudno będzie utrzymać nie tylko rentowność projektu, ale i uzyskać zadowolenie klienta. Bardzo często taki projekt nie ma też szans na „dowiezienie.” Dlatego tak ważne jest zaangażowanie się odpowiednich osób na etapie ofertowania, a potem negocjowania umów.